办公室主任的协调艺术

下面是小编为大家整理的办公室主任的协调艺术,供大家参考。

不论在党政机关还是在企事业单位，协调办事能力很重要。协调工作归纳起来就是两种，一是权力协调，也就是刚性协调；二是非权力协调，也就是柔性协调。权力协调就是协调者依据职责、权限、规章制度，通过行政系统、运用行政命令的方式来协调。权力协调的方式很多，主要有指令协调法、计划协调法和法规协调法。通过发出指示、命令，调整人、财、物、技等在时间空间上的配置，是指令性协调；通过修改计划，调整执行流程，协调各单位的共同行动，是计划协调；通过修订完善规章制度，用制度规范和协调行动的，是法规协调。作为机关干部对这些应有所掌握，以便在权力协调过程中充分发挥职能部门的作用。

所谓非权力协调即柔性协调，是我们机关干部常用的协调方式。所谓柔性，就不是硬碰硬，而是在方式和手段上讲究艺术和方法。

第一，注重软化矛盾

协调的事情办多了，有顺畅的时候，也必然有碰钉子的时候，况且协调面对的就是大量的矛盾和分歧，解决起来不可能事事都顺利。协调工作碰钉子时，要注意做好软化、消除的工作，切不可硬碰硬，硬碰硬容易把事情办砸。协调“碰钉子”往往来自三个方面：

一是协调领导层。比如某领导直接交办一件重要事情，由于事前通气不够，可能其他领导不同意办或意见不一致，这是出于“夹缝”中的协调。你如果不注意沟通或沟通不成，办和不办都可能会出现“两头不落好”的情况。若某领导不了解“内情”，就此事提出批评甚至发脾气时，协调者不能因“受冤”而轻易动怒、甩手，更不能将其他领导的不同意见和盘托出予以辩解，而必须沉着冷静，有大度容忍的胸怀，主动承担责任，以 当前隐藏内容免费查看缓和气氛。事后再做说明，再行协调。

二是协调领导和部门之间。由于领导与部门之间看问题的角度不同，处理问题的方法不同，加之个人的素养不同，因而在工作上的矛盾和分歧是在所难免的。机关干部在协调这类问题时，应着力做好弥合、劝说的工作，扩大其共同点，缩小其分歧点。来回传话，既不能“失真”，也不能“逼真”，凡有利于协调的话就说，不利于协调的话就不能说。不要把领导的批评话、部门的牢骚话一股脑儿兜出来，传给对方，更不能幸灾乐祸胡掺和，这是职业道德所不允许的。如果领导和部门各执己见，一时协调不通而又必须协调时，那就应当将情况真实地报告其他领导，请其他领导出面协调。

三是协调部门之间。机关干部受领协调任务，如果其他部门不配合，应采取说理的办法消除误解，取得共识；如果一时不听协调，可在条件允许的情况下，暂时放一放，待其冷却后，再伺机与有关部门协调；如果分歧较大协调不通时，可报告领导处理；报告领导，要客观公正地把情况说清楚，不要乱发议论，借机打“小报告”。打“小报告”最终没有“好果子吃”，这是协调成功的大忌。

第二，讲求语言艺术

语言是协调的重要媒介和基本载体。工作协调能否顺利，讲究语言艺术很重要。任何协调方式，在语言得体方面都有明确要求，基本的就是讲求准确性、完整性、通俗性、感染性。常言道：“良言一句三冬暖”，得体的语言既能简明扼要、完整准确地表达自己的意图，又能使对方入心入耳入脑，使其愉快地接受协调。

一是遵循语言交流规则。人们在社会活动中需要用语言进行交流，为使交流有效，交流双方总会自觉或不自觉地遵循某些约定俗成的交流规则。常见的有两条原则10条准则：

关于合作原则。美国语言哲学家格赖斯在20世纪70年代首次提出了合作原则，认为在语言交流中，言者和听者之间存在一种默契与合作，交流双方都期望并努力使交流取得理想效果。格赖斯的合作原则可具体分为四条会话准则，对于发挥好语言在协调中的作用，极有参考价值：

数量准则：说话要不多不少。只说需要的话；不说多于需要的话。

质量准则：说话要真实。不说自知是不真实的话；不说证据不足的话。

关联准则：说话要贴切。

方式准则：说话要清楚。避免语言晦涩；避免歧义；避免啰嗦；井井有条。

总体来讲，上面这四条准则要求在语言交流时，要尽量提供对方所需要的信息，说话不要啰嗦、冗长、拖泥带水；要诚实，不说假话，避免夸大其词；避免东拉西扯，文不对题；避免语言晦涩难懂、模棱两可；语言要简洁，井井有条，说话要注意语速、语调、语气。

关于礼貌原则。英国语言学家利奇则认为格赖斯的合作原则还不能完全概括语言在交流中的语用功能，他又提出了礼貌原则，从而对语言的交流原则进行了补充和发展。利奇的礼貌原则具体分为六项准则：

得体准则：尽量少让他人受损；尽量多让他人得益。

宽宏准则:尽量少让自己受益；尽量多让自己吃亏。

褒扬准则:尽量不贬低他人；尽量褒扬他人。

谦虚准则:尽量少褒扬自己；尽量贬低自己。

一致准则:尽量减少自己对他人的分歧；尽量使自己与他人的意见一致。

同情准则：尽量减少自己对他人的反感；尽量增加对他人的同情。

合作原则和礼貌原则是促使语言交流成功的语用规则，是根据语言规律和社会行为规范构建的，所以，我们要想协调顺利进行并取得成功，就应当认真去领会、把握和实践这些规则。

二是注意区别对象。说服力产生的最大要素，就是区别对象选择适宜的说辞。如果不管对方是谁，都用一种方法去说服，就很难顺利达到目标。要根据协调对象的地位、职业、经历、文化素养、性格特点等，采取不同的表达方式。对严谨的人，语言不妨活泼一些；对文化层次低一些的人，语言尽量通俗易懂一点、实在一点；对性格直爽的人，要开门见山、单刀直入；对干练果断的人，要言简意赅、干脆利落，等等。

三是要有好的态度。有句话说，态度比能力重要。所以，好的态度是协调必不可少的利器。协调主要是协商，要慎用指令性语言，多用商量的口气，即使传达上级的指示、转达领导交办的事项，也不要口气太硬。在一般协调场合，更要注意语言平和，态度随和。做到这些，从根本上来讲，要加强自身修养，培养良好工作作风，做到***所要求的“努力做到五不”：

“一不自恃。不能认为‘机关牌子大，领导靠山硬’而有所依仗、有恃无恐，更不允许滥用领导和办公室的名义谋取个人私利。

“二不自负。要克服优越感，坚决防止对基层干部盛气凌人、态度傲慢、颐指气使、发号施令等现象。

“三不自诩。防止自我表露、吹嘘炫耀，特别是涉及领导个人的工作和生活，不能随意张扬，妄加评论；对于党的内部机密，更应当守口如瓶。

“四不自卑。克服自轻自贱、自惭行秽的心理，不能‘足将进而趑趄，口将言而嗫嚅’，防止唯唯诺诺，没有个人主见的现象。

“五是不自以为是。不能凭想当然，随意删节、更改或补充领导的指示，防止粗心大意、敷衍塞责、玩忽职守的现象。”

四是要把握好分寸。重要的是根据不同的对象，把握好语言的分寸。对平行机关的协调，语言基调是磋商，但又不能放弃大原则；对领导的协调，其语言基调则多用请示、探寻的口气，要用“建议”“是不是”“可以不可以”等请示色彩的语言，不能用“要”“必须”“应该”等确定性语言。总之，语言是一门大学问，关键靠协调者在实践中去用心把握、用心发挥。

第三，做到灵活应变

矛盾类型多种多样，处理矛盾没有万能钥匙，只能以具体的时间、地点、条件为转移，一把钥匙开一把锁。所以，在协调时做到灵活多变很重要。

一是因人而宜。一般来说，协调时，对老同志要尊敬；对新同志要和蔼；对熟悉的同志可以随便一些；对生疏的同志要正规、谨慎一些；对工作积极主动的，要充分信任，不可穷追不舍；对工作比较拖拉的，要经常提醒，加强督促。总之，要根据不同人的不同特点，有针对性地进行协调。

二是因事而宜。也就是不同的事情要用不同的方式。对大家普遍关心的问题，应公开处理，通常影响到多大范围，就在多大范围处理；对不宜公开的事情，如协调人事调整、调解个人矛盾等，应着重运用个别协调方式，范围越小效果越好；对涉及多个部门的具体问题，采取现场办公的协调方式比较好。

三是因时而宜。就是说，协调要注重捕捉时机。比如对上协调，一个时期领导正在思考一个重要问题或某项重要工作该如何办理时，去向领导请示或磋商，提出符合领导意图的协调意见，就容易被领导吸收和确认。再一点，就是领导情绪比较好的时候，也是协调的最佳时机。一般来说，领导工作繁忙时，心情烦躁时，不宜去“迎风”协调。即使必须去协调，也要见缝插针，见机行事，多谈些领导最关心或最感兴趣的问题，取得共鸣之后，因势利导，切入“正题”。对下协调的捕捉时机，就是“借东风”，顺水推舟。比如一个重要问题需要协调解决而遇到难题时，这时正好开了个会，有了明确的指示；或下发了个文件，有了明确的规定；或某个领导人作了批示，有了明确的要求，等等。假若这些有利于问题的协调解决，就不要放过这个时机。

四是着眼共赢。协调利益矛盾的关键是平衡利益。能否平衡利益，关键在于协调着能否跳出“单赢”的思维模式，多为双方、各方的“面子”“里子”着想，多寻求一些能让双方、多方都可以从中受益的共赢途径，最终让各方在利益问题上各得其所，都觉得自己是一个赢家，这样协调才能取得预想的结果。

五是善于沟通。协调其实就是沟通，通过沟通达成共识。沟通从方式方法上区分，有正式沟通与非正式沟通、直接沟通与间接沟通、直言沟通与迂回沟通等。

正式沟通，一般要事先向对方发出通知，并且一般都在会场、办公室等正规场合进行；

非正式沟通，一般随机而行，不发通知，不讲究场合，往往在对方无准备、无意的状态下进行；

直接沟通，就是当事人之间直接交流；

间接沟通，就是采取委托第三方，比如请朋友或德高望重的领导与对方沟通；

直言沟通，就是开门见山提出自己的意见和看法；

迂回沟通，就是先选出一两个与对方意见比较一致的问题，找对方单独商议，在营造出两个人看法一致、真诚友好的气氛之后再慢慢迂回到有分歧的意见上去，乘势说服对方，化解对立问题。

机关常用的柔式沟通，就是采用非正式沟通、间接沟通、迂回沟通等方式的沟通。其中比较常见的是利用非正式组织的沟通。任何组织中都会存在一些基于同学、同乡、战友，基于感情、兴趣、共同利益等因素而形成的或是抱得比较紧、或是比较松散的组织。在非正式组织中，相互之间信任度比较高，有的可以达到无话不说的地步。在非正式组织内自然形成的“大哥”，一般比较有权威，有时他说一句话可能比领导还有管用。因而，有时借助他们取代为沟通协调，往往会收到意想不到的良好效果。

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