下面是小编为大家整理的会议筹备方案,供大家参考。
会议筹备方案
关于会议组织中的一些细节
组织好会议,精细的方案是基础,严格的执行是保障,细节
的把握是关键。
、会议前期的准备
1.会议主题。
需要了解会议召开的背景、主要内容、需解决的问题或推进哪项工作最终确定会标。
2.参会范围。
与交待会议的领导进一步沟通,确定与会的领导和参会人员,确定具体的参会人数,便于安排会场。
3.会议时间和地点。
①会议的时间需要跟领导随时沟通,关注参会的主要领导是否有其他活动。
②根据参会人数,选择合适的会场,坐得下是基本要求,但不能太大, 会场太空也会影响效果。
4.会议涉及材料。
①需说明,涉及材料包括领导的发言和相关文件。
②会议上所有需要发言领导的发言稿,特别是布置具体工作、总结性
讲话等有类似内容的必须提前沟通,避免内容撞车”。
③如果材料较多,是否装袋分发。特别是给领导发放的材料要逐份、逐页检查,看是否少件、是否缺页、是否存在印刷质量问题。
5.会议通知的起草与下发。
时间、地点、会议名称、参会人员、注意事项。记得新闻媒体!
※参会领导是否集体乘车,车辆提前安排。
需要注意的是会议通知方面,若是时间紧或在节假日,尽量用电话通知;若时间宽裕,可用明电通知,但要注意收集掌握明电的查收情况以及参会人员反馈的信息,及时向交待会议的领导(不能参会的人员需要有书面情况报告,告知不能参会的原因,向领导请假)和布置会场人员通报相关情况。
6.会场的布置。
①主席台及台下领导座次。领导坐席桌凳的摆放、牢固、桌布的平整
度等要考虑到,也要考虑到领导相互间距离要沟通、出入”两方便。
※关于领导的座次(桌签的摆放)遵循先中间后两侧、先左后右、先前排再后排的原则。
②会标的悬挂、会场的整洁。
③会场内音响、灯光、投影等一些必要仪器的调试。
※主席台的话筒(麦克风)要注意需要发言的领导前尽量都有,避免出现递话筒的尴尬局面。
④别忘了领导的休息室,会场和领导休息室的温度也应该考虑,提前打开冷气或暖气。
7.会议议程中必要环节的准备。
①若有表态发言、颁奖或递交责任书环节,做好相关物品(证书、奖牌、责任书等)的收集工作。
②提前做好礼仪小姐(引导人员)的培训,演练颁奖(或递交责任书等)仪式。
③确定颁奖时的音乐。
二、会议期间的执行
1.签到(位置引导)。
建议由新、老同志搭配做此项工作,避免新同志对来参会的领导不熟悉。位置引导工作要熟悉会场布置,便于引导。
2.材料分发。
3.会场纪律。
①按位置坐、手机关机或调成震动状态、劝阻吸烟。
②如参会范围较广、参会单位和人数较多,会场外停车、交通秩序也需要维护。
4.如有表态发言、颁奖或递交责任书环节。
①此环节需要的物品(证书、奖状等)的准备。
②将此环节参与单位安排在方便进出的位置。
③安排工作人员做好引导(哪个领导对哪个单位)。
④此环节的影像资料。
三、会议后续工作(反馈)
1.会议记录(文字、影响资料)的搜集。
2.相关资料的后续。
如因时间关系没来得及收发的目标责任书、奖品、证书等。
3.会议中交办任务的督查。
XX市_会议筹备方案
为做好_工作,经市委、市政府研究,定于_年_月_日_时(星)召开XX市_会议,特制订本方案。
一、总体安排:
(一)会议时间:年月日点分,会期天。
(二)会议地点: (三)会标:
(四)参会人员:(约人)
1.市领导
(_人)
2.各乡镇、街道、管委会_; (■人)
3.市直各单位;(_人)
4.工作人员、新闻记者、政府网站人员。(_人)
(五)会议议程:
会议由_主持,会议议程共分_项。
1.
2.
3.
二、责任分工
(一)综合协调组(组长:
1.负责与各工作组的协调联络,保证会务工作有条不紊进行。(责
任人:
2.负责起草会议筹备方案,并组织召开筹备会。(责任人:)
3.负责起草会议通知,于 _月_日_时前下发至各参会单位,并收集各参会单位参会情况的反馈。(责任人:)
4.负责提前安排车辆,通知并组织领导集体乘车前往会场。
(责任人: ___ )
(二)会场组(组长:
_成员:_)
1.负责与(会场所在地)联系,提前安排会议室和领导
休
息室。(责任人:
2.负责会场的布置工作。会标的制作和悬挂;会场内桌签的摆放;主席台背景的布置,领导桌椅、台布的布置,花草的摆放。
(责任人:
3.负责会场的卫生整洁,会场内必要设施的调试工作。(责任人:)
4.负责组织会议签到(—前签到完毕),材料发放,引导其
到指定位置就坐,维持会场内纪律。(责任人: _______ )
5.负责会议中必要环节的提前演练、安排。(责任人:
(三)材料组(组长:_成员:_)
1.负责起草会议主持词及有关领导的讲话,提前交领导把关。(责任人:____ )
2. _______________________________________ 负责审核把
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